「お客さまの目元写真、ささっとInstagramに使ってもいいのでしょうか」
「以前のお客さまの画像を、今でもHPBのクーポン画像に使っていていいの？」
そんな不安、アイリスト仲間でもよく聞く話ですよね。
多くの記事は「同意をとりましょう」だけで終わっています。でも、「いつ」「どこで」「どう記録を残すか」まで設計していないと、トラブルは防げないんですよね。
業界では「画像使い回しのトラブルは、『よく言った『そりゃ使っていい』』から起きている」とよく言われています。口頭で「使っていいです」と言われても、「いつまで」「どこに」が揃っていないと、あとから「こんな使い方を認めた記憶はない」と言われることがあります。
この記事だけが伝える角度は「同意をとる話ではなく、『3つの限定』を伝えて伝わった記録を残す話」です。「使う場所・使う期間・使う見せ方」の3つを揃えるだけで、トラブルの多くは避けられます。
ここでは、業界でよくあるトラブル事例、同意をとるときの判断軸2つ、NGパターン、そして同意と記録の手順までサッとまとめます。
トラブルの正体は「『そりゃ使っていい』だけ」
業界で「画像使い回しのトラブルは、『口頭でそりゃ使っていいと言われた』から起きる」とよく言われます。その場では「もちろん」と言われても、今も同じように使うことを認めたとは限らないんですよ。
だから、「同意をとる」というのは、「よく言った「そりゃ使っていい」」だけでは、トラブルを防げもしないということです。「どこで、いつまで、どんな見せ方で使うか」を揃えて伝えて、その記録を残しておくことが、トラブルを防ぐ一番のコツだとよく言われます。
同意をとるときの判断基準は2つだけ
同意をとるとき、見るポイントを2つにしぼると迷いません。
1つ目は「3つの限定を伝えたか」です。「使う場所」「使う期間」「使う見せ方」の3つを伝えたか。たとえば「当サロンのInstagramとHPBクーポン画像で、1年間、目元のみ被写して使えるか」のように、「どこで・いつまで・どう」を伝えておくと、他の使い方を人れたときに見直しをしやすくなりますよ。
2つ目は「記録を残したか」です。口頭だけでは、あとから「そんなことを認めた記憶がない」と言われたときに見えなくなります。「同意チェックークス」をカウンセリングシートに作って、「Instagram使用OK」「HPBクーポン画像使用OK」「期間：1年」をチェックしてもらうだけでも、「さっき言った」「言ってない」のトラブルは防げますよ。
この2軸さえ押さえておけば、「そりゃ使っていい」だけの同意よりも、ずっと信頼のある同意になります。
トラブルになるパターンと避け方
業界では、こういう使い方はトラブルになりやすいと言われています。
- 口頭で「画像使っていいですか」と聞いただけで、記録なしに使う
- 1年以上前の画像を、同意を見直さずに今も使っている
- Instagramだけ同意をとった画像を、HPBのクーポン画像やチラシにも使う
- 顔が写っている画像を、目元のみの画像だと思って同じ同意で使う
とくに多いのが、ひとつの同意で複数メディアに使うパターン。Instagramに使う同意と、HPBのクーポン画像に使う同意、チラシに使う同意は、人によって「許していい範囲」の意識が違うと言われていますよね。「メディアごとにチェック」にしておくと、「ここは使わないで」と言う余裕を作れますよ。
もう1つ多いのが、1年以上前の同意をそのまま使うパターン。業界では「1年をラインに見直す」と言われています。「1年ごとに明記して同意をとり、それを越えた画像は一旦使わないとルールを決めておく」だけで、「以前の画像を今も使っている」ケースとは避けられますよ。
同意と記録の手順
ここからは、実際に同意をとり、記録しておく手順をまとめます。第1段階から順番にいきましょう。
第1段階は「「『同意チェックークス』をカウンセリングシートに作る」です。「Instagram表紙／ストーリーズ使用OK」「HPBクーポン画像使用OK」「チラシ使用OK」「Webサイト使用OK」とチェックボックスを並べて、メディアごとにチェックしてもらう。「さっきそりゃ言った」というトラブルは、これだけでかなり防げますよね。
第2段階は「「『使う見せ方』を追加する」です。「目元のみ被写OK」「顔被写OK」「ストーリーズのみ二取り議論ざんとOK」と、「どう見せるか」を選んでもらう。被写体の「見せていい範囲」を揃えておくと、生多ぶるトラブルは防げます。
第3段階は「「『期間』を明記する」です。「許諾をもらう期間：1年」と明記しておくと、「1年越えたら、見直しを代える」というルールが動き出します。「いつ同意をもらった画像か」をファイル名に入れておくと、「もう使えない画像」が見えやすくなります。
第4段階は「「『使うフォルダを分ける」です。「同意OK画像」と「同意NG画像」をフォルダで分けて、NGフォルダには「HPBクーポン画像・事例掲載不可」とタグをつけておく。「たまたま使わせてしまう」ケースは、これだけで防げますよね。
第5段階は「「『見直しタイミングをカレンダーに入れる」です。「同意をもらった画像を2・3エ月后に見直す」「1年后に使っている画像を取り除く」というタイミングをカレンダーに入れておくだけで、「いつのまにか、期間を越えた画像を使っていた」ケースは防げられますよ。
まとめ
画像を使い回すときは、「そりゃ使っていい」という口頭の同意だけではトラブルを防げないんです。「使う場所・使う期間・使う見せ方」の3つを記録しておくだけで、トラブルの多くは避けられますよ。
判断軸は「3つの限定を伝えたか」と「記録を残したか」の2つだけ。この2つを押さえた同意なら、ずっと信頼をもらえる状態になります。
今日まず1つやることは、「カウンセリングシートに『画像使用同意』のチェックボックスを追加する」こと。「Instagram使用OK」「HPBクーポン画像使用OK」という一言を追加するだけで、主なトラブルは防げられますよ。
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